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Adjoint(e) Administratif(ve) - Montréal

By: Margaret Cellier

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administrative(ve) pour notre bureau de Montréal.

Si vous aimez évoluer dans un milieu de travail dynamique avec des tâches et responsabilités variées, ce poste est pour vous !

Principales responsabilités reliées à l’emploi :

  •  Aider les membres de l’équipe en dirigeant les appels, numériser les documents, effectuer le tri du courrier, l’envoi de documents par courriel et messager ;
  • Accueillir les visiteurs, clients et fournisseurs à la réception ;
  • Rédiger des lettres de correspondance usuelles et des mémos de transmission ;
  • Participer à la rédaction des offres de services ;
  • Participer à la mise à jour des documents marketing (fiches de projets, brochures corporatives, CV);
  • Planifier les rendez-vous, les réservations, les cours de formation ainsi que les évènements marketing des associés de Montréal et des chargés de projets, s’il y a lieu ;
  • Superviser la propreté de la cuisine ainsi que de l’achat de fournitures d’entretien manquantes ;
  • Effectuer les achats de matériel de bureau (mobilier et fournitures) ;
  • Gérer certains dossiers administratifs (service d’entretien ménager, photocopieur) ;
  • Mettre à jour la liste des projets ;
  • Gérer la création de dossiers (création de numéros de projets et ODS) ;
  • Effectuer le suivi pour la signature des documents corporatifs ;
  • Gérer les courriels et appels des candidats potentiels ;
  • Planifier les entretiens d’entrevue pour les candidats et les documents à compléter par ceux-ci ;
  • Préparer les contrats d’emploi ;
  • Aider avec les projets spéciaux à mesure qu’ils surviennent ;
  • Communiquer avec le bailleur en cas de problème de réparation du local ;
  • Préparer les tableaux d’information pour les réunions de projets hebdomadaires et suivi de la rentabilité des projets.

Expérience et compétences requises :

  • Excellente maitrise du français et de l’anglais écrit et parlé ;
  • Minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente comme adjoint(e) administratif(ve)
  • Maitrise des logiciels Word, Excel, Outlook et InDesign
  • Sens de l’autonomie et de l’initiative
  • Capacité à résoudre des problèmes en faisant preuve de créativité et d’esprit pratique
  • Aptitude pour le travail d’équipe
  • Habilité à gérer plusieurs dossiers à la fois et à établir des priorités
  • Excellentes capacités interpersonnelles et de communication
  • Une expérience dans un bureau d’architecte ou dans le domaine de la construction est un atout

Salaire et avantages sociaux en fonction de l’expérience.

Nous vous invitons à transmettre votre CV accompagné d’une lettre de présentation à l’adresse courriel suivante : carriere@goTAD.ca

Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s pour un entretien préliminaire seront contacté(e)s